- времето при презентация
Статия 1. Техники за контрол на времето за говорене по време на презентация.
Един от най-съществените недостатъци при представянето на презентация пред публика е неумението да се контролира времето за презентиране. Презентаторът говори или повече от предвиденото време, отегчавайки по този начин слушателите си, или говори твърде кратко и по този начин предизвиква съмнение в своята подготвеност. Първият основен въпрос преди всяко публично представяне е: Как да контролираме времето при презентиране?
Основа на всяка презентация е предварително подготвеният текст (доклад), който презентаторът изчита или разказва по време на представянето си. Изследванията показват, че най-доброто – от гледна точка на възприятието – време за публично говорене е 20-25 минути. Най-често с такава продължителност е и времето, предвидено за изчитането на един доклад или представянето на една презентация по време на конференция – независимо от важността на темата. Дори когато смятаме, че темата на презентацията ни е от огромно значение или е посветена на скъпоструващ и многоаспектен проект, не бива да надхвърляме продължителността на това време, тъй като аудиторията губи интерес или среща проблеми при запомнянето.
Важно е да се знае, че времето, с което изчитаме или разказваме 1 страница текст в стндартен формат (Times New Roman, Font Size 12, Paragraph 1,5) трябва да е с продължителност между 3 и 4 минути. За да се постигне това време са необходими предварителни упражнения, които е най-добре да се извършват с подготвен преподавател (който да следи и балансира особеностите на личния тембър, темп на говорене, интонация и т.н.), но е възможно също така да се постигне нужният ефект чрез самоподготовка и практика. За самоподготовка е важно да се знае следното:
речта при презентации
Темпът (бързината) на говорене по време на презентация е много по-бавен отколкото обичайния за всекидневното общуване. Понякога обучаваният в тази техника има усещането, че говори твърде бавно (ако смятате, че говорите бавно, значи е добре). Независимо дали представянето ви е пред подготвена по темата аудитория, добре е да следвате този ритъм на говорене (3-4 минути за 1 страница), защото слушателите ви не са наясно предварително с информацията, която вие ще им предоставите. Дори да са експерти по темата, те не знаят начина, по който вие ще я представите и не са наясно с посоката на вашата интерпретация. Най-често тъкмо експертната аудитория изисква да се говори по-бавно и по-ясно, тъй като е по-заинтересована от темата (и отделя когнитивно време за преценка на фактите). Що се отнася до неекспертната аудитория, то за самия презентатор е важно да информира максимално последователно и достатъчно ясно незапознатите, за да не се получи неправилно разбиране. При презентирането обратната връзка е най-често в края на представянето (задаването на въпроси) и по тази причина е възможно, в хода на разказа, много факти да бъдат неправилно изтълкувани от незапознатите добре с темата. Възможно е също така да бъдете прекъсвани по време на презентирането с уточняващи въпроси, ако не спазвате изискването за бързина на речта.
Така също по време на презентация презентаторът използва технически средства, манипулацията с които допълнително налага плавна и бавна (спрямо стандартите на всекидневното говорене) реч. Презентацията не е заместител на речта ви, напротив тя е средство за визуализиране, пояснение и акцент – ето защо не бива думите да бъдат изговаряни бързо и да се очаква след това, че презентацията сама ще разкаже за себе си.
Силата на говорене по време на презентирането е също така различна от силата на гласа при всекидневното общуване. Независимо дали говорим по микрофон, но най-вече и особено, когато презентираме без микрофон, силата на гласа трябва да е с една идея по-голяма (това не означава да викаме). Когато говорим малко по-силно, това води до забавяне на бързината на говорене и приближаване към нужната скорост, за която стана дума в предния параграф.
Яснота на говорене: Всеки глас притежава специфична мелодика и тембър, но независимо от това дали сте надарени по природа с ясен или неясен глас, съществуват техники за подобряване на яснотата на гласа. Не се подвеждайте по това, че притежавате добра дикция, защото всекидневната реч е различна от речта при презентация и допускането на грешки не може да бъде преодоляно само с наличието на природна дарба.
Относно яснотата на гласа трябва да знаем следното. При произнасянето на думите е нужно да обръщаме внимание на паузите между тях. Най-често хората, които произнасят ясно самите думи, отделят по-малко внимание на паузите между тях и имат склонност към вербално свързване на словосъчетанията. Това се случва много често, когато биват четени или разказвани словосъчетания (и дори изречения), чиято връзка смятаме за саморазбираема, например: „Природосъобразни електро и хибридни автомобили в устойчива екотранспортна система” или „интерпретативният характер на заявената хипотеза”. Ако за нас е саморазбираема връзката, това не означава, че е саморазбираема за слушателя.
Така също свързването в речта на няколко думи затруднява възприятието им поотделно. По този начин публиката „проспива” това, което сме се опитали да кажем. Това се случва най-вече, когато бъдат свързвани – без да се прави пауза – няколко по-дълги думи или термини. Слушателят няма времето да подреди и възприеме тяхната връзка, защото говорещият продължава със своето експозе. За да се избегне това е нужно да се обръща внимание на паузите между думите – особено там, където има струпване на дълги думи или термини.
Ако за окото е лесно да прочете изрази като „възобновяеми енергоизточници” или „служебните взаимоотношения”, то за езикът не е толкова лесно да ги изкаже. Така другата много често срещана грешка (освен липсата на пауза между думите) е самите думи да бъдат „изстрелвани”. Възможно е човек да прави удачни паузи между думите, но да изстрелва самите думи без да се съобразява с ясното им изговаряне. За да се подобри яснотата на изговаряне (проблем са най-вече дългите думи и термините) е добре да се изговарят по ясно гласните в тези думи: да УдЪлжИм глАснИте ! Разбира се не трябва да се удължават всички гласни в думата, но трябва да се обърне внимание на ЯснОтО им изговаряне.
Ако се следват правилата за яснота на гласа, ще се забележи, че това също така води до забавяне на бързината на говорене, за която се каза, че е съществен елемент от презентацията.
И сега най-важното: Ако четем текста пред нас с подходящата бързина, височина и яснота, ще установим, че е възможно едновременно и да четем текста, и да гледаме към публиката, тъй като погледът изпреварва езика. Това е изключително полезно, защото много рядко ние имаме възможност, а и способност, да наизустим нашия текст – особено когато става дума за текст, изпълнен с фактология. От друга страна визуалният контакт с аудиторията е твърде съществен по време на презентация и ние не само не трябва да го избягваме, а трябва да се стремим към максималната му употреба.
Следва да се постави акцент на една особеност: Когато четем текст не бива да се опитваме да поглеждаме на всяка втора дума към публиката. Най добре е да изчетем две изречения и третото да го изговорим без да го четем. Когато вдигаме поглед, за да създадем зрителен контакт и да изговорим изречение, това изговаряне трябва да е именно на цяло изречение, а не на една или две думи (в противен случай контактът с поглед е твърде кратък и насечен). Най-добре е да предвидим и поставим в доклада си примери, които примери да разкажем на слушателите без да ги изчитаме от доклада.
Именно примерите са този елемент от доклада, който използваме за създадем най-голям визуален контакт с публиката. Те са и най-подходящото средство за това. От една страна примерите са по-лесни за запомняне отколкото твърденията и фактите. От друга страна, при възприятието, примерът се помни по-лесно от факта като същевременно се доразвива в съзнанието на слушателя. Обратно – при възприемането на твърдения и факти съзнанието е склонно да съкращава голяма част от информацията.
Следвайки дотук описаните правила, ние ще установим, че най-типичния обем на текста за една стандартна презентация е 5-6 страници стандартен текст. Ако една страница се изчита за около 3 до 4 минути, то 5-6 страници формират един доклад от 20 минути.
Следващият въпрос е: Как да изградим композицията на доклада и презентацията?
В следващия урок ще ви представя как се създава композиция на доклад и презентация и ще демонстрирам техники, с които предварително програмираме (задаваме) в един текст местата, които искаме слушателя да запомни – или : Как да накараме слушателя да запомни това, което желаем по време на презентация?
